Постановление Губернатора Астраханской области от 17.08.2015 N 77 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области"
ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 августа 2015 г. № 77
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов и совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Астраханской области от 10.04.2012 № 18/2012-ОЗ "О нормотворческой деятельности, нормативных правовых актах и иных правовых актах органов государственной власти Астраханской области", Постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 "О Регламенте Губернатора Астраханской области" и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П "О Регламенте Правительства Астраханской области" постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области.
2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Астраханской области привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим Постановлением.
3. Признать утратившими силу:
- Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области";
- пункт 2 Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 № 200 "О внесении изменений в постановления Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 и от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 № 492 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- пункт 2 Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 № 420 "О внесении изменений в отдельные постановления Губернатора Астраханской области";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 02.04.2013 № 23 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 30.10.2013 № 90 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 27.12.2013 № 105 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 30.10.2014 № 100 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100".
4. Агентству связи и массовых коммуникаций Астраханской области (Зайцева М.А.) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
5. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением абзаца пятого пункта 5.8 раздела 5 и абзаца третьего подпункта 9.3.5 пункта 9.3 раздела 9 Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной постановлением, вступающих в силу с 01.09.2015.
Губернатор Астраханской области
А.А.ЖИЛКИН
Утверждена
Постановлением Губернатора
Астраханской области
от 17 августа 2015 г. № 77
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее - Правительство).
Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Регламентом Губернатора Астраханской области, утвержденным Постановлением Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 (далее - Регламент Губернатора), Регламентом Правительства Астраханской области, утвержденным Постановлением Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П (далее - Регламент Правительства).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации (далее - СЭД), обеспечивает выполнение требований Инструкции.
1.3. Требования и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, в администрации (далее - работники).
Работники несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются отдельными правовыми актами администрации.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на хранение в архив управления документационного обеспечения администрации.
1.7. Передача сведений об изданных (принятых) постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора.
1.8. При служебной необходимости передача копий документов государственным органам, органам местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области (далее - органы местного самоуправления), юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации.
1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.
1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы своему непосредственному руководителю или другому работнику структурного подразделения администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации.
При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту приема-передачи, администратору СЭД сдается ключевой носитель с электронной подписью, а также администратором СЭД производится блокировка учетной записи.
1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения администрации обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения о дисциплинарном взыскании представляются руководителю администрации.
В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование.
Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности.
Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и исполнения поручения по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области.
1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации.
1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, должностной регламент (инструкция) которого предусматривает данные функции.
1.16. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"автор документа" - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора служебного документа;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности администрации, помещенных в отдельную обложку;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в администрации;
"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с настоящей Инструкцией проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;
"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
"копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
"обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц)" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц) в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;
"объем документооборота" - количество поступивших и созданных за определенный период документов;
"отчетный документ" - представленный исполнителем документ об исполнении контрольного документа (поручения), на основании которого с учетом результатов исполнения принимается решение о снятии его с контроля или продлении работы по нему;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
"реквизит документа" - элемент оформления документа;
"служебный документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации, за исключением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;
"служебное письмо" - служебный документ, созданный для обмена информацией и оперативного управления процессами служебной деятельности;
"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;
"электронное дело" - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел;
"электронный документ" - документ, информация которого представлена в электронной форме;
"электронный документооборот" - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"электронная подпись" (ЭП) - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
3. Документация в администрации
3.1. Деятельность Губернатора и Правительства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.
В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора. Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства.
3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора, Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм.
Распоряжениями оформляются решения Губернатора, Правительства, содержащие обязательное предписание для указанных в нем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
3.3. Администрация в соответствии с возложенными полномочиями принимает распоряжения администрации.
Руководитель администрации издает приказы по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности администрации (далее - приказы), а также подписывает распоряжения администрации.
4. Общие требования к составлению и оформлению документов
4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.
Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Подготовка, внесение, рассмотрение и издание (принятие) постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется в соответствии с регламентами Губернатора, Правительства.
При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman с размером основного кегля 14 (12 - для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.
4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения № 1 - 12).
4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
4.4. Вид документа.
Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (например: постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция).
Наименование вида документа (например: акт, протокол, положение, договор, устав) печатается прописными буквами.
4.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные (принятые) двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату.
Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: дату 7 февраля 2015 года следует оформлять 07.02.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2015 года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).
4.6. Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел.
4.7. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения.
Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "О чем?". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.
Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также ответных письмах, извещениях, телефонограммах, телеграммах.
4.8.
ГУБЕРНАТОР АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 августа 2015 г. № 77
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области документов и совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Астраханской области от 10.04.2012 № 18/2012-ОЗ "О нормотворческой деятельности, нормативных правовых актах и иных правовых актах органов государственной власти Астраханской области", Постановлениями Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 "О Регламенте Губернатора Астраханской области" и Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П "О Регламенте Правительства Астраханской области" постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области.
2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Астраханской области привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим Постановлением.
3. Признать утратившими силу:
- Постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100 "Об Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области";
- пункт 2 Постановления Губернатора Астраханской области от 06.06.2011 № 200 "О внесении изменений в постановления Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 и от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 № 492 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- пункт 2 Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 № 420 "О внесении изменений в отдельные постановления Губернатора Астраханской области";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 02.04.2013 № 23 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 30.10.2013 № 90 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 27.12.2013 № 105 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100";
- Постановление Губернатора Астраханской области от 30.10.2014 № 100 "О внесении изменений в постановление Губернатора Астраханской области от 24.03.2011 № 100".
4. Агентству связи и массовых коммуникаций Астраханской области (Зайцева М.А.) опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
5. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением абзаца пятого пункта 5.8 раздела 5 и абзаца третьего подпункта 9.3.5 пункта 9.3 раздела 9 Инструкции по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной постановлением, вступающих в силу с 01.09.2015.
Губернатор Астраханской области
А.А.ЖИЛКИН
Утверждена
Постановлением Губернатора
Астраханской области
от 17 августа 2015 г. № 77
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, контролю за исполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации Губернатора Астраханской области (далее - администрация) документов в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор) и Правительства Астраханской области (далее - Правительство).
Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Регламентом Губернатора Астраханской области, утвержденным Постановлением Губернатора Астраханской области от 19.04.2005 № 259 (далее - Регламент Губернатора), Регламентом Правительства Астраханской области, утвержденным Постановлением Правительства Астраханской области от 15.02.2005 № 1-П (далее - Регламент Правительства).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий). Система электронного документооборота, применяемая в администрации (далее - СЭД), обеспечивает выполнение требований Инструкции.
1.3. Требования и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области, работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Астраханской области, в администрации (далее - работники).
Работники несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются отдельными правовыми актами администрации.
1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на хранение в архив управления документационного обеспечения администрации.
1.7. Передача сведений об изданных (принятых) постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства представителям средств массовой информации осуществляется управлением пресс-службы и информации администрации Губернатора.
1.8. При служебной необходимости передача копий документов государственным органам, органам местного самоуправления муниципальных образований Астраханской области (далее - органы местного самоуправления), юридическим и физическим лицам допускается с разрешения руководителя администрации, заместителей руководителя администрации или начальника управления документационного обеспечения администрации.
1.9. При необходимости получения бумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписью ответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии с должностным регламентом.
1.10. Запрещается направлять подлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органами государственной власти Астраханской области (далее - исполнительные органы государственной власти) или территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
1.11. При работе с документами в администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.12. При прекращении служебного контракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиеся за ним документы своему непосредственному руководителю или другому работнику структурного подразделения администрации по указанию руководителя структурного подразделения администрации.
При прекращении служебного контракта (трудового договора) передача документов осуществляется по акту приема-передачи, администратору СЭД сдается ключевой носитель с электронной подписью, а также администратором СЭД производится блокировка учетной записи.
1.13. В случае утраты документов в администрации руководитель структурного подразделения администрации обязан проинформировать начальника управления документационного обеспечения администрации и провести служебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложения о дисциплинарном взыскании представляются руководителю администрации.
В случае утраты документов администрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводится служебное расследование.
Руководитель исполнительного органа государственной власти информирует Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства или заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебной корреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогах служебного расследования и привлечении к ответственности.
Соответствующий секретариат информирует начальника управления документационного обеспечения администрации о факте утраты документа и исполнения поручения по информации руководителя исполнительного органа государственной власти Астраханской области.
1.14. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях администрации осуществляет управление документационного обеспечения администрации.
1.15. Непосредственная деятельность по документационному обеспечению в структурных подразделениях администрации осуществляется работником, должностной регламент (инструкция) которого предусматривает данные функции.
1.16. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"автор документа" - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
"бланк документа" - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора служебного документа;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
"выписка из документа" - копия части документа, заверенная в установленном порядке;
"дело" - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлению деятельности администрации, помещенных в отдельную обложку;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в администрации;
"документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
"заверенная копия документа" - копия документа, на которой в соответствии с настоящей Инструкцией проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу;
"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
"копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
"обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц)" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц) в государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;
"объем документооборота" - количество поступивших и созданных за определенный период документов;
"отчетный документ" - представленный исполнителем документ об исполнении контрольного документа (поручения), на основании которого с учетом результатов исполнения принимается решение о снятии его с контроля или продлении работы по нему;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;
"реквизит документа" - элемент оформления документа;
"служебный документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации, за исключением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;
"служебное письмо" - служебный документ, созданный для обмена информацией и оперативного управления процессами служебной деятельности;
"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов;
"электронное дело" - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел;
"электронный документ" - документ, информация которого представлена в электронной форме;
"электронный документооборот" - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
"электронная подпись" (ЭП) - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
3. Документация в администрации
3.1. Деятельность Губернатора и Правительства обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу.
В пределах своих полномочий Губернатор издает постановления и распоряжения Губернатора. Правительство по вопросам своей компетенции принимает постановления и распоряжения Правительства.
3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора, Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление, изменение, отмену правовых норм.
Распоряжениями оформляются решения Губернатора, Правительства, содержащие обязательное предписание для указанных в нем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам.
3.3. Администрация в соответствии с возложенными полномочиями принимает распоряжения администрации.
Руководитель администрации издает приказы по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности администрации (далее - приказы), а также подписывает распоряжения администрации.
4. Общие требования к составлению и оформлению документов
4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.
Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Подготовка, внесение, рассмотрение и издание (принятие) постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется в соответствии с регламентами Губернатора, Правительства.
При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman с размером основного кегля 14 (12 - для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.
4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения № 1 - 12).
4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
4.4. Вид документа.
Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (например: постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция).
Наименование вида документа (например: акт, протокол, положение, договор, устав) печатается прописными буквами.
4.5. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные (принятые) двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату.
Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: дату 7 февраля 2015 года следует оформлять 07.02.2015.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2015 года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).
4.6. Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел.
4.7. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения.
Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "О чем?". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.
Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.
Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также ответных письмах, извещениях, телефонограммах, телеграммах.
4.8.